Agneta och hennes arbetskamrater har fått kämpa. - Vi har haft det tufft på akuten, berättar Mona. Landstinget var emot att vi skulle genomföra det. Man trodde det skulle vända upp och ner på personalens tillvaro. Och det gjorde det väl fast på ett positivt sätt. Flexibilitet ger frihet och kompetens. TimeCare fungerar bra när man befinner sig i olika skeden av livet. Man kan lägga sin arbetstid när det passar ens familjeförhållanden.
- Jag är så glad att ni vann, säger Wanja Lundby-Wedin. Ni har fått inflytande. Och det följer med så mycket annat när man förfogar över sin arbetstid.
Flera vinner på flexibiliteten, inte bara arbetstagarna. Patienterna får bättre kvalitet i vården. Den som varit med att utveckla systemet är Tore Hannson, gotlännning och före detta sjökapten. Han berättar entusiastiskt om TimeCare. - Redan från början var jag medveten om att tappar man kontakten med kunderna gör vi ett dåligt program. Nu finns TimeCare i ett fyrtiotal branscher och tiotusentals människor schemaläggs av systemet. Agneta fångade allas intresse när hon berättade om det många gånger slitsamma arbetet på akuten. För personalen som tar hand om 44.000 patienter per år har TimeCare inneburit ökad arbetsglädje, delaktighet och breddad kompetens. Nu har akuten blivit en attraktiv arbetsplats som har lätt att rekrytera ny personal. De 25.000 kronororna som ingår i priset är öronmärkta för utbildning. -Pengarna ska gå till våra "glädjedagar", säger Mona och Agneta nöjda.
Det är utbildningsdagarna som all personal har tillsammans . De senaste årens utbildning har bestått av team-building och kunskap om förändringar. Det viktigaste är dock att de har haft roligt tillsammans. Och schemaläggningssystemet TimeCare sprider sig. -Det här är bara början på lavinen, tror Mona Sjöqvist. Hela Göteborg, Västra Götaland, Stockholm, Skåne och Umeå är i färd att införa systemet.
Finalisterna 2000
ABB Control med 350 anställda tillverkar ”Lågspänningsapparater” som kontakter, tryckknappar, mjukstartare till hissar, ljusbågsvakter till ställverk och kablade centraler till vindkraftverk. Användare på ABB Control har nominerat sitt dagliga verktyg Peo och Excel-verktygen till LO: s användarpris.
Med Peo sköter var och en order, planering och distribution av det dagliga arbetet, däremot inte fakturering. Därigenom kan de som gör jobbet ha direktkontakt med leverantörer och säljare. Med Excel-rutinerna får man till de dagliga morgonplaneringsmötena diagram som ger överblick över beläggning och kapacitet, läge per line och totalt, levererat antal per line och hemkommet material. Detta ger en gemensam helhetssyn mellan och inom grupperna. Användarna har varit med hela tiden, både i utveckling och efter införandet, både i Peo och, speciellt, i Excel-verktygen.
Användarna i produktionen och i försäljningen är alla ense om att de nu kan arbeta mycket mer självständigt och styra det mesta själva, utan ”pekfingrar”. Denna effektivitetsförbättring har naturligtvis också att göra med den förändrade arbetsorganisationen av målstyrda grupper. Man har också uppnått drastiska förbättringar, storleksordningar, i omloppstider och flexibilitet med hänsyn till orderingång.
Det egenutvecklade IT-stödet, speciellt Excel-rutinerna, är mycket beroende av två ”eldsjälar” vilket är både en styrka och en svaghet. Styrkan är närheten till användarna så att förändringar kan genomföras snabbt. Svagheten är att systemet inte kan överföras direkt till andra arbetsplatser.
Höga betyg får också smidighet och lätthanterlig användning samt anpassbarhet både till arbetsuppgifter och till andra system på arbetsplatsen (där dock projektledaren tycker mycket mer kan göras).
Lite lägre betyg får utbildning och möjligheter till att lära sig genom att experimentera med systemet och själv hitta information och rutiner som ytterligare skulle kunna underlätta arbetet. Främst beror detta på att användarna inte ges tid till detta.
Bomek Verkstads AB är ett litet verkstadsföretag med ett 25-tal anställda. Företaget har lång erfarenhet av kvalificerade legoarbeten inom skärande bearbetning. BoMek är leverantör till flera svenska börsnoterade företag inom verkstadsindustri, telekommunikation, medicinsk teknik, maskiner för livsmedel med mera. Största delen av tillverkningen är små eller medelstora detaljer samt prototyper men även tillverkning i korta serier med fler än 10 detaljer. Det viktigaste IT-stödet utgörs av Hybron MPS. Detta system används bland annat för traditionella orderlager och faktureringsuppgifter men också för grovplanering och beläggning. För budgetering och ekonomisk redovisning används XOR-Control. För tidsrapportering och arbetsrapportering används modulen Hybron Tid. Bland annat sker uppföljning mot arbetsorder och flextid via denna modul. För konstruktion/beredning används programmet SmartCam. Programmet kan läsa in de viktigaste CAD-filformaten för beredningsarbetet. Programmen tankas sedan ut till maskinerna via ett lokalt nätverk.
Systemet är välanpassat för tillverkningsindustri av alla storlekar. Dessutom är det lättanvänt och lättöverskådligt. Alla användarkategorier tycker att arbetet blivit mindre rörigt. Nu vet man när jobben ska utföras, om de är påbörjade och när de ska vara färdiga. Funktioner som inköp, materialanskaffning och kalkylering har blivit mycket förbättrade.
Systemet är öppet tycker användare och ledning, samt ger möjlighet till specialanpassningar. Framförallt, tycker användarna, har produktionsplaneringen blivit förbättrad. De kan grafiskt se tiden tillgänglig i maskinerna så de kan säga till kunden när de kan leverera. ”Vi har fått en säkerhet i det vi gör.” Produktiviteten har ökat. Inköpsmodul med alla register har underlättat alldeles fantastiskt, tyckte ledningen.
Det lyckade införande verkar bero mycket på eldsjälen och att den goda kontakten (geografisk närhet) med leverantören. Programmet har dessutom successivt förbättrats genom nya versioner löpande, minst ett par gånger per år. Det har också varit viktigt att systemet gått att införa utan för stora kostnader.
Volvo Umeverken tillverkar kompletta hytter till Volvo Lastvagnar. Produktionsflödet består av fyra delprocesser: karosseriverkstad, svetsverkstad, målning och montering. Alla hytter är kundspecifika. Totalt finns över 2.000 anställda i verksamheten. Umeverken har en mycket utvecklad grupporganisation med funktionsansvar. IT-miljön präglas av flera övergripande koncerngemensamma system såsom Memo och SAP/R3 för ekonomiuppföljning. För produktionsorder och materialstyrning finns ett egenutvecklat stordatorbaserat system, för underhåll finns en anpassad IFS-underhållsmodul, för konstruktion används Catia och för offline programmering av robotarna används Igrip. TELLUS är ett system vars syfte är att ge bättre information om status i produktionsflödet till arbetslag och underhåll. Den bygger på insamlad information från styrsystem och mätdon i processen. Målet på sikt är att hela fabriken ska kunna få samma typ av information. Lagen ska få information om status på det egna avsnittet och statistik på planerade stopp, tekniska störningar, processtörningar, väntetider och kvalitetsförluster. Långsiktigt ska detta resultera i förbättringsåtgärder, underlag för nya installationer, kapacitetsbedömningar och kortsiktigt underlag för lokal närtidsplanering och åtgärder vid stopp.
Operatörerna använder systemet som en kontinuerligt uppdaterad kartbild av verkstadens olika stationer och deras status. Med grönt, gult och rött markeras om stationen/maskinerna arbetar normalt, snart eller akut behöver tillsyn. Indikationer dubbleras med signallampor utställda vid respektive station. Kartbilderna, som utformats av operatörernas egna representanter i projektgruppen, kan klickas fram från en översiktsbild till stegvis mer detaljerade bilder. Systemet används alltså kontinuerligt under hela dagen.
Användarna och ledningen är relativt eniga om att verksamheten haft god nytta av systemet. Användarna tycker att systemets främsta kvalitet är att det är så lättanvänt.
Införandet har präglats av ett starkt användardeltagande även om systemets anpassbarhet till andra system ansetts vara mera svårbedömt. Användarna instämmer även i att systemet är smidigt, anpassbart till organisationsförändringar, att användarna deltagit i denna anpassning och, i synnerhet, att systemet bidragit till överblick och god ergonomi. De instämmer endast delvis angående nyttan, deltagandet och anpassbarheten.
Användarnas låga bedömning av systemets bidrag till förändring av arbetsuppgifter och stimulans i arbetet står i bjärt kontrast till deras höga värdering av hur systemet faktiskt underlättar arbetet och bidrar med överblick och helhetsbild. En tolkning av denna kontrast är att de positiva bidragen givit mersmak och att det fortsatta arbetet med Tellus och andra system kan förändra jobben än mer radikalt än vad systemet (-n) ännu fått chansen att visa.
Systemet, anser alla, har inte bidrag till förändringen av arbetsorganisationen. Den var redan igång sedan tidigare. Operatörernas egen medverkan värderas högt av slutanvändare, projektledning och verksamhetsledning. Alla är eniga om att systemet har mer att ge och att slutanvändarna har en viktig roll i denna fortsatta utbyggnad och systemintegration.
Bulyckefabriken bearbetar och monterar fjäderben och bakaxlar till Volvos personvagnar. Bulyckefabriken är en del av transmissionstillverkningen i Köping. Genom att lägga bearbetningen i Göteborg har genomloppstiderna minskat. Bearbetningen sker i en transfer-line med två grupper. Det görs ca 30 operationer totalt per produkt. Totalt finns 3.000 lagerplatser för material in och materialbuffert mellan montering och bearbetningen. Maximalt räcker lagret till knappt två dygn, därefter stoppar monteringen både på Torslanda och i Gent.
Guidelight process är ett program framtaget för användning i tillverkningsindustri och för lagorienterat arbete. Med hjälp av programmet kan lagets medlemmar registrera stopp och avvikelser i produktionsflödet, få sammanställningar och analyser av stoppen samt antingen själva eller med stöd av olika experter lösa problemen. Guidelight Process använder den officiella TPM-metoden vid framtagning av statistik. I grunden handlar det om att logga och mäta förlusterna i ett produktionsflöde och vidta åtgärder för att förbättra effektiviteten och kvaliteten.
Guidelight Process är tänkt att underlätta insamling av data, ge användarna automatiskt del av statistik och analyser, dokumentera förbättringsarbetet och ge tillgång till information som är strukturerad på ett begripligt sätt till exempel maskinritningar vid avhjälpande underhåll.
Datafångsten det vill säga inmatning av uppgifter om start och stopp, orsaker och åtgärder sker manuellt. Varje stopp i maskinen/flödet registreras när de inträffar liksom kassationer, planerade stopp och erfarenheter. Det finns många olika möjligheter att göra uppföljningar på maskiner, orsaker, periodvis osv. Man växlar lätt mellan grafisk presentation och information i tabell format.
Som verktyg för förbättringsarbetet används "att göra listor" och mötesprotokoll där underlaget diskuterats. Informationen är strukturerad ungefär som i "utforskaren" med en trädstruktur som kan visas på olika sätt. Informationen är objektorienterad. Man ska utgå från vad man vet och utifrån detta söka sig fram till informationen man behöver. Ritningar, mötesprotokoll och andra typer av dokument kan kopplas till varandra i olika strukturer. Det ger ett flexibelt sätt att organisera informationen.
Användarna tycker att systemet är lätt att använda oavsett vilken roll man har. Man tjänar mycket tid. Det är lätt ta fram alla flöden, se var man har haft störningar och få bort dem. ”Här tar det två minuter för att få fram en rapport om veckans störningar. Nu kan alla på avdelningen gå in och kolla underhållsbiten.” Det är också möjligt att lägga in bilder. Det finns så många sätt att specialisera och man kan få det väldigt fint på skärmen. Användarna får mer ansvar än med andra metoder. De uppskattar även att kunna se vad som beslutats på möten och att gå in och söka i erfarenhetsbanken.
Samstämmigheten i bedömningen av systemet mellan ledning och användare är mycket tydlig. Man har i stort samma bild av hur IT-stödet fungerar och på vilket sätt det är nyttigt för verksamheten.
Det mest innovativa dragen är uppföljningen av själva processen. Att man kan vrida och vända och analysera på ett mycket enkelt, allsidigt och snabbt sätt. En annan viktigare del är möjligheterna att skapa egna sökstrukturer. Att man ska kunna hitta information med utgångspunkt från vad som är mest naturligt för individen. Informationen ska sökas enkelt inte serveras. Kopplingen mellan olika system sker på ett helt annat sätt än vad som är vanligt till exempel för affärssystem , inte genom direktintegration utan genom att objekt kopplas till varandra i olika strukturer.
Konsumentföreningen Konsum Nord har drygt 160.000 medlemmar, främst i Västerbotten men med distrikt även i Ångermanland och Medelpad. Efter en stagnation i början av 90-talet, både av medlemsuppslutning och också försäljning, har man upplevt ett uppsving. En medveten satsning på butikernas IT-stöd har varit en viktig faktor. RBS är det nya butikssystem som bygger på att alla butiker har en egen butiksserver med anslutna kassaapparater som är oberoende av servern för sina basfunktioner. Butikssystemet stöds i sin tur av Internet-förbindelser med föreningens stordatorsystem som samordnar hanteringen av priser, leverantörer och kunder med mera.
Ett väsentligt led i det nya systemet är streckkodshanteringen som bland annat automatiserat arbetet med prismärkningen. Den är en stor arbetsbörda i varje butik och en ständig källa till större och mindre fel. Systemet ansluter till Windows-miljö och ger därmed utrymme för integration med övrig Windows-programvara som till exempel Cognos (Kuben). Det är en beslutsstödsmodul som tillåter butikspersonalen att göra egna avancerade strategiska analyser. Systemets vanligaste användningsområden är framtagning och analys av försäljningsstatistik, korrigering av priser och tidsrapportering.
Alla användarna samt ledningen var eniga om att systemet varit till stor nytta för Tärnaby-butiken. Det gällde systemets smidighet i den vardagliga användningen och anpassningen till nya arbetsuppgifter. Arbetet hade underlättats, blivit roligare och mer stimulerande. Den största delen av butikspersonalen i Tärnaby är kvinnor utan datorvana. Därför är utbildningsdimensionen systemets viktigaste bidrag. Alla har fått någon form av utbildning. Användarna har blivit säkrare gentemot leverantörerna. En annan effekt är att de fått flera lokala leverantörer.
Ledningen prisar den ökade kommunikationen. Nu är alla är med och rättar felaktiga priser. Det är rättelser som alla – butiker, kunder och leverantörer – får del av.
Användarna i Tärnaby har nått dit de ville - att få bättre uppföljning på ekonomin och få fram försäljningsstatistik per dag. Alla kan nu gå in och titta på statistiken för sitt område.
Systemet erbjöd gott stöd i form av manualer och support men uppmuntrade inte mycket till egen utbildning och experiment. Användarna hade små möjligheter att själva anpassa och förändra systemet men kände inte heller behov av det.
Farlo i Linköping tillverkar alla hamburgare till McDonald's i Sverige och Finland. Företaget ägs av SQM (SwedishQuality Meats/Scan, 51 %) och ett tysk-amerikanskt företag. Omsättningen ligger kring 250 miljoner, antal anställda är 68 personer och produktionsnivån ligger kring 1 miljon hamburgare per dag. Även om produkten är extremt enhetlig är kraven på hygien och spårbarhet i produktionen mycket höga. Personalen arbetar i 2-skift på två produktionslinjer men den årliga 14 procentiga tillväxten innebär att tillverkningen snart kommer att byggas ut med en tredje linje. FOCUS-systemet baseras på en integration av affärssystemet Jeeves och styr- och övervakningssystemet Citec. I denna integration har streckkodshanteringen, som InkJet levererat, varit ett strategiskt element. Alla leverantörer har lokala kontor, något som alla inblandade anser ha spelat en stor roll för implementeringen som helhet.
Integrationen av affärs- och produktionssystem var följden av ett medvetet val från ledningens sida. Den mycket omfattande pappersbaserade administrationen, som var en följd av hygienkraven, skulle minimeras. Detta innebar att så mycket av de administrativa uppgifterna som möjligt skulle flyttas ut i produktionen, något som i sin tur gav mer ansvarsfulla arbeten där. Medvetet har man valt att inte upprätta några "brandväggar" mellan affärs- och produktionssystemet, det vill säga extra kontroller för att se vad som effektuerats av produktionspersonalen.
De uppgifter som omfattas av FOCUS-systemet är beställning, lagerhållning, docering, vikt- och fetthaltskontroll, planering, rapportering, spärrningskontroll (labtester) och kvalitetsuppföljning.
Ledning och användare värderar alla högt systemets nytta, slutanvändarnas deltagande, systemets anpassbarhet till övrig programvara samt införandets utbildningsstöd.
Uppskattningen av systemets betydelse för arbetsuppgifterna är också den hög, särskilt när det gäller i den mån att det underlättar arbetet. Användarna påpekade i intervjun att arbetsorganisationen inte påverkats i sig av systemet. Det är en anmärkning som är viktig vid jämförelsen med de andra nominerade systemen som i flera fall omfattar en mer komplex produktion i mer omfattande organisationer.
Användarna tycker att de har fått bättre insikter i helheten och kan vara med och testa nya lösningar och att sökfunktionerna är oslagbara. Systemet är väldigt användarvänligt, tycker de.
Snabbheten är viktig, anser ledningen, särskilt i administrationen. Vid en revision tog det 40 minuter att ta fram all information om en viss testpall. För två år sedan hade det tagit en hel dag.
Användarna tyckte det var lite tungt i början med de nya administrativa uppgifterna. Men nu har de en betydligt bättre säkerhet och spårbarhet. All onödig pappershantering har försvunnit också.
